Định dạng file hỗ trợ

draw.io, BPMN 2.0, nhật ký sự kiện CSV, và giới hạn hiện tại.

Nhật ký sự kiện (.csv) — dựng quy trình từ dữ liệu thật

Thay vì tự khai thời gian theo trí nhớ, bạn có thể tải lên nhật ký mà hệ thống nghiệp vụ xuất ra. Công cụ dựng lại quy trình từ chính dữ liệu đó: bước nào đứng trước bước nào, tỉ lệ rẽ nhánh thật, thời gian làm và thời gian chờ thật.

MaHoSo,HoatDong,BatDau,KetThuc
HS-001,Tiếp nhận,2026-03-01 08:00,2026-03-01 08:20
HS-001,Thẩm định,2026-03-02 09:00,2026-03-02 10:30
HS-001,Trả kết quả,2026-03-02 14:00,2026-03-02 14:10

• Tên cột nhận cả tiếng Việt không dấu lẫn tiếng Anh (case_id, activity, timestamp…).
• Hai cột tuỳ chọn: NguoiThucHien và ChiPhi.
• Có KetThuc thì tách được làm và chờ. Chỉ một cột thời gian thì toàn bộ khoảng cách giữa hai sự kiện được ghi vào phần chờ — không biết thì thừa nhận là không biết, không đoán bừa.

Công cụ soát file trước khi dựng — và nói ra mọi chỗ đáng ngờ

Một file đọc được vẫn có thể cho ra con số sai. Công cụ soát hai lớp và mọi thứ nó tìm thấy đều hiện trên màn hình, không có gì bị bỏ qua trong im lặng.

Lớp một — file có dùng được không:

• Thiếu cột bắt buộc, hoặc không có dòng tiêu đề → từ chối, kèm tên các cột đọc được để bạn biết đặt lại thế nào.
• Dòng thiếu mã hồ sơ, thiếu tên hoạt động, hoặc không đọc nổi thời gian → bị bỏ, và số dòng bị bỏ được nói ra kèm vài ví dụ.
• Ngày tháng nhập nhằng dd/mm ↔ mm/dd: quyết bằng cách đếm bằng chứng từng dòng, không đoán theo dòng đầu. Cả cột là mm/dd, hay file ghép từ hai nguồn, đều có câu cảnh báo riêng.

Lớp hai — dữ liệu có hợp lý không:

• KetThuc đứng trước BatDau: thời gian làm bị tính bằng 0, nên phút làm của bước đó thấp hơn thực tế.
• Chi phí âm: cũng bị tính bằng 0.
• Dòng trùng khít (cùng hồ sơ, hoạt động, dấu thời gian) — thổi phồng tần suất, mà tần suất chính là xác suất nhánh.
• Hồ sơ chỉ có một sự kiện: không sinh ra chuyển tiếp nào.
• Quá ít hồ sơ (dưới 5): mọi tỉ lệ chỉ là ví dụ, không phải số đo.
• Khoảng cách trên 30 ngày giữa hai sự kiện liên tiếp: toàn bộ khoảng đó tính là thời gian chờ nên kéo thời gian chu kỳ lên rất mạnh.

Hai định dạng được hỗ trợ

Công cụ nhận diện hình vẽ thế nào

Với file draw.io, kiểu dáng của ô quyết định loại bước:

Bắt đầu và kết thúc còn được suy ra từ cấu trúc: bước không có luồng vào là điểm bắt đầu, không có luồng ra là điểm kết thúc — kể cả khi bạn không vẽ hình elip.

Ghi chú dán trên sơ đồ

File BPMN 2.0 cho phép dán một mẩu chữ cạnh bước — textAnnotation nối bằng association. Đây là chỗ người phân tích ghi những thứ không ô nào chứa được: “theo Thông tư 39”, “SLA 3 ngày”, “chỉ áp dụng cho hồ sơ trên 500 triệu”.

• Bước có ghi chú hiện huy hiệu ✎ trên bảng Bước — di chuột vào để đọc, bấm Chi tiết để sửa. Ghi chú được ghi ngược ra khi bạn xuất file .bpmn hoặc .drawio.
• Tối đa 300 ký tự; phần dài hơn bị cắt khi đọc file.
• Nối theo chiều nào cũng được — công cụ vẽ mỗi hãng làm một kiểu.
• Nhiều ghi chú trên một bước thì gộp lại, ngăn bằng dấu ·.
• Ghi chú không nối vào bước nào (tiêu đề sơ đồ, chú giải chung) thì bỏ qua.

Viết thời lượng trong nhãn

Đơn vị nhận được, không phân biệt hoa thường, có dấu hay không:

giây · s · sec · seconds        →  1/60 phút
phút · m · min · minutes        →  1 phút
giờ  · h · hr · hours           →  60 phút
ngày · d · day · days           →  480 phút  (1 ngày làm việc = 8 giờ)
tuần · w · week · weeks         →  2.400 phút (5 ngày)

Chấp nhận số thập phân bằng cả dấu chấm và dấu phẩy: 1.5 giờ hay 1,5 giờ đều ra 90 phút.

Viết chi phí trong nhãn

Chi phí phải nằm ở đoạn cuối, sau dấu · và chỉ chứa số tiền:

Đối chiếu chứng từ 35 minutes · 120k          →  120.000
Giao hàng 4 giờ · 900.000 VND                 →  900.000
Thẩm định 25 minutes · 1,5 triệu              →  1.500.000

Xác suất trên nhánh

Ghi phần trăm vào nhãn của luồng: đạt 70%, không đạt 30%. Công cụ tách phần trăm ra làm xác suất và giữ lại chữ làm nhãn hiển thị. Bạn cũng có thể bỏ qua bước này và điền trực tiếp trong bảng Luồng sau khi tải lên.

Giới hạn an toàn

• Kích thước file: 2 MB (đổi được bằng MAX_UPLOAD_MB nếu bạn tự triển khai).
• Tối đa 600 bước và 1.500 luồng mỗi quy trình.
• File chứa DTD hoặc entity ngoài bị từ chối — đây là cách chặn tấn công XXE (một file XML độc có thể yêu cầu máy chủ đọc file hệ thống rồi nhét vào kết quả).

Phần tử BPMN chưa hỗ trợ

Bộ tính toán hiện hiểu công việc, sự kiện và cổng rẽ nhánh. File có những cấu trúc dưới đây vẫn nạp được, nhưng công cụ báo rõ ngay trên màn hình là chưa tính phần đó — thà nói thẳng còn hơn đưa một con số trông bình thường mà thiếu cả một nhánh.

• Quy trình con (sub-process) — giữ thành một bước, ruột bên trong chưa tính.
• Sự kiện biên không ngắt mà nhánh của nó quay lại luồng chính — công cụ tính chúng như loại ngắt, tức là một cận trên. Cho nhánh đó kết thúc bằng điểm kết thúc riêng thì tính được đúng.
• Sự kiện kết thúc kiểu dừng hẳn (terminate) — đang được tính như một điểm kết thúc bình thường.
• Bước lặp nhiều thực thể không khai số lượng — khai rõ loopCardinality thì tính đủ.

Đã hỗ trợ đầy đủ từ các đợt mở rộng gần đây: sự kiện biên ngắt, bước nhiều thực thể, cổng chờ sự kiện, sự kiện hẹn giờ, cổng OR, và pool · lane · luồng thông điệp — trong đó luồng thông điệp được nạp nhưng không mang hồ sơ đi, còn việc của bên khác được vẽ nhưng không cộng vào con số của quy trình này.

Lộ trình mở rộng đã được lập, xếp theo thứ tự thứ nào đang cho số sai thì sửa trước.