Thời gian và chi phí
Hai đại lượng, hai cách cộng gộp khác nhau.
Thời gian và chi phí trông giống nhau — đều là số cộng dồn theo bước. Nhưng chúng cộng gộp theo hai luật khác nhau, và đây là chỗ nhiều bảng tính Excel làm sai.
Luật khác nhau ở khối song song
TAND=max1 ≤ j ≤ kTj
CAND=k∑j = 1Cj
Hai bộ phận làm song song trong 20 và 45 phút: bạn chờ 45 phút (không phải 65), nhưng vẫn trả lương cho cả hai. Thời gian là tài nguyên dùng chung được; tiền thì không.
Ba phòng ban chạy song song
Phòng A: 20 phút / 200.000 · Phòng B: 45 phút / 500.000 · Phòng C: 10 phút / 100.000
TAND=max(20,45,10)=45 phút
CAND=200.000+500.000+100.000=800.000
Rút ngắn phòng A hay C không giúp gì cho thời gian — chỉ phòng B mới đáng động vào. Nhưng nếu mục tiêu là giảm chi phí thì cả ba đều đáng xem.
Đơn vị
- Thời gian luôn quy về phút trong lõi tính toán. Hiển thị mới đổi sang giờ/ngày cho dễ đọc.
- Chi phí dùng đơn vị tiền của quy trình, mặc định VND, đổi được ở tab Đơn vị trong bộ chỉnh sửa. Công cụ không quy đổi tỉ giá — một quy trình nên dùng một loại tiền.
- Quy ước: 1 giờ = 60 phút, 1 ngày làm việc = 8 giờ = 480 phút, 1 tuần = 5 ngày.
Nên tính chi phí gì vào một bước
Không có đáp án đúng tuyệt đối, nhưng hãy nhất quán trong cùng một quy trình:
| Cách tính | Phù hợp khi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Chi phí nhân công theo giờ × thời lượng | Muốn thấy tiền lương chảy vào đâu | 200k/giờ × 0,5 giờ = 100k |
| Chi phí trực tiếp của bước | Bước có phí rõ ràng | Phí chuyển phát 30k, phí công chứng 50k |
| Chi phí đầy đủ (nhân công + phân bổ) | Làm business case đầu tư | Nhân công 100k + phân bổ hệ thống 20k |
Bước chờ đợi (chờ duyệt, chờ hàng về) nên có thời gian lớn nhưng chi phí bằng 0
— không ai làm gì trong lúc chờ. Tách bạch như vậy giúp nhìn ra ngay: quy trình chậm vì
làm nhiều hay vì chờ nhiều. Hai vấn đề đó cần hai cách chữa khác nhau.
Chỗ nào khó hiểu hoặc còn thiếu?